Politica WWF de prevenire, detectare și răspuns la fraudă și corupție

1. Scopul și domeniul de aplicare

WWF are o politică de „toleranță zero” în ceea ce privește frauda, luarea/darea de mită și corupția și se angajează să dezvolte o cultură antifraudă și să minimizeze oportunitățile de fraudă, luare/dare de mită și corupție.

Toleranţă zero înseamnă că acele cazuri fundamentate reprezintă o abatere gravă.

Prezenta politică vizează reducerea riscului de fraudă și corupție printr-un angajament puternic în ceea ce privește integritatea, asigurând un răspuns rapid și temeinic și, astfel, consolidând încrederea în susținătorii noștri și protejând marca noastră.

Prezenta politică se aplică tuturor activităților gestionate de WWF International și de birourile pe care le gestionează în mod direct („Birourile”), precum și angajaților și co-contractanților lor, definiți ca fiind consultanți, voluntari, personalul organizațiilor angajate de WWF, orice persoană găzduită de un birou WWF, furnizorii, beneficiarii subvențiilor, partenerii și mandatarii lor.

Aceasta respectă Standardul de rețea WWF privind prevenirea fraudei și corupției, cu privire la care WWF International este administrator.

2. Definiții

Frauda este un act de înșelăciune săvărșit de orice persoană căreia i-au fost încredințate fondurile sau bunurile organizației, care are drept scop obținerea unui câștig neloial pentru aceasta sau pentru un terț.

Corupţia este o conduită necinstită sau frauduloasă de către persoanele cu influență în organizație, folosirea sau folosirea greșită a funcției pentru un câștig privat.

Mita este actul de a oferi sau de a primi ceva de valoare, direct sau prin intermediul unui terț, în schimbul influenței sau a unei acțiuni. „Reculurile” și „plățile de facilitare” oferite oficialilor guvernamentali sunt forme de luare/dare de mită.

Nici frauda, nici corupția nu sunt limitate la beneficii bănești sau materiale, ci ar putea include și beneficii intangibile, cum ar fi statutul sau informațiile. Exemplele în acest sens sunt, dar nu se limitează la următoarele:

  • Furtul, deturnarea de fonduri sau de active, șantajul sau delapidarea fondurilor sau a activelor WWF.
    • Plata oferită unui terț pentru mituirea unui oficial guvernamental în numele WWF.
    • Utilizarea greșită a bunurilor organizației (de exemplu, utilizarea neautorizată și în scop privat a vehiculelor WWF).
    • Prezentarea greșită a calificărilor pentru obținerea unui loc de muncă.
    • Abuz de funcție/poziție pentru câștigul personal sau al unui terț.
    • Evidențe tehnice sau financiare (de exemplu, de conservare), rapoarte, declarații sau facturi falsificate.
    • Furtul sau utilizarea necorespunzătoare a datelor protejate sau de proprietate intelectuală.
    • Chitanțe a căror valoare este mărită pentru exploatarea procesului de cheltuieli.
    • Oferirea de favoruri sau bani judecătorilor sau altor oficiali guvernamentali pentru a urmări obiective personale sau ale WWF.
    • Ascunderea faptelor esențiale, cum ar fi conflictul de interese – consultați separat Politica privind conflictul de interese.

Conspirarea în vederea săvărșirii unei fraude sau fapte de corupție, ascunderea acestora, tentativa de a săvârși o fraudă sau o faptă de corupție sau facilitarea acestora trebuie tratată la fel de serios ca și fapta de fond.

În această politică, termenul „fraudă” este utilizat pentru simplificare, dar se referă la toate cele de mai sus.

3. Politică

3.1 Prevenim și ne comportăm cu integritate

Angajații WWF trebuie să declare că respectă standarde ridicate de integritate personală și să se considere că au astfel de standarde, în conformitate cu Codul nostru de etică și cu Codul de conduită al personalului WWF International.

Întregul personal trebuie să depună eforturi pentru a preveni frauda prin respectarea tuturor politicilor legate de utilizarea fondurilor și activelor WWF, așa cum se reflectă în următoarele, dar nu se limitează la acestea:

  • Achiziționarea de servicii și bunuri.
    • Politici de călătorie, cadouri, ospitalitate, întâlniri și cheltuieli.
    • Politici de utilizare a vehiculelor.
    • Angajarea de consultanți și a altor părți pentru punerea în aplicare.
    • Conflictul de interese.
    • Recrutare.
    • Conduita la locul de muncă.

Toți comercianții, contractanții, furnizorii, beneficiarii, partenerii și toate părțile terțe care colaborează cu WWF trebuie să fie activi, cu o bună reputație și autorizați să tranzacționeze comercial în țara lor. Aceste părți trebuie să fie supuse controalelor și tuturor verificărilor amănunțite necesare înainte de implicare.

Toți consultanții și alte părți contractate finanțate de WWF (de exemplu, partenerii de proiect) trebuie, ca parte a acordului lor cu WWF, să semneze un acord de prevenire a fraudei și corupției pentru părțile contractate (consultați link-ul aici) sau un acord similar.

Evitarea luării/dării de mită: În niciun caz nu trebuie efectuate, promise sau oferite plăți sau ceva de valoare niciunui contractant, consultant, angajat guvernamental sau funcționar cu încălcarea legilor aplicabile. Nu trebuie efectuată, promisă, oferită sau acceptată nicio plată sau cadou de valoare de către niciun angajat sau oficial al guvernului pentru: a influența o faptă sau decizie oficială a guvernului; a determina un angajat/funcționar guvernamental să facă sau să omită să facă ceva cu încălcarea obligației legale; sau pentru a obține sau reține activități sau pentru a desfășura activități cu privire la orice persoană fizică sau entitate.

Toate cadourile oferite sau primite trebuie gestionate în conformitate cu „Politica privind ospitalitatea și cadourile” și trebuie păstrat un registru la nivel local pentru transparență absolută. Justificarea ospitalității pentru parteneri trebuie întotdeauna înregistrată și trebuie evitate cheltuielile excesive.

3.2 Încurajăm detectarea

Birourile vor efectua supravegheri și controale stricte pentru a ajuta la detectarea fraudei, asigurând-se că procesele sunt eficiente prin revizuirea lor în mod periodic. Trebuie păstrat un program al cazurilor de fraudă și corupție, împreună cu alte aspecte legate de conformitate. Trebuie înregistrate rezumateale cazurilor, concluzii, trebuie întreprinse acțiuni disciplinare, precum și alte acțiuni.

3.3 Înaintăm problemele imediat superiorului ierarhic

WWF se angajează să răspundă rapid și ferm cu privire la toate acuzațiile și evenimentele de conduită incorectă, inclusiv frauda. Dacă un angajat sau o parte contractantă este martor(ă) sau suspectează o faptă frauduloasă trebuie să raporteze imediat aceasta către directorul la nivel de țară și/sau WWF International, fie prin intermediul superiorului ierarhic, fie prin canalele menționate în Politica noastră „Speak Up”, care include și mecanisme de raportare anonime.

Directorii la nivel de țară trebuie să se asigure că toate problemele sunt înaintate imediat către WWF International (Director Operațiuni sau Director Conformitate) și Directorul Regional. Trebuie prezentat un formular de raportare a incidentelor către WWF International în 24 de ore de la primirea acuzației/incidentului.

Rapoartele rău intenționate, neraportarea unei probleme, neînaintarea problemei superiorului ierarhic în mod prompt, împiedicarea unei alte persoane de a raporta o problemă sau răzbunarea față de un informator poate fi cauza unei acțiuni disciplinare

3.4 Răspundem

Ca parte a planului de răspuns la fraudă, managerii seniori trebuie să întreprindă anumiți pași cheie pe lângă investigare, pentru a răspunde oricăror preocupări:

  • Gestionați acuzația sau incidentul și toate probele ca fiind extrem de confidențiale.
  • Protejați informatorii de represalii.
  • Tratați suspecții în conformitate cu principiul „nevinovat până la dovedirea contrariului”.
  • Păstrați probele în sigurană (așezați documentele, laptopurile etc. într-o zonă încuiată corespunzător).
  • Preveniți pierderea sau deteriorarea ulterioară (de exemplu, opriți plățile; schimbați semnatarii etc.).
  • Mențineți activitățile zilnice la un nivel cât mai normal posibil și informați-i pe cei care trebuie să știe dacă operațiunile trebuie suspendate sau schimbate.
  • Informați donatorii afectați (protejați informațiile în conformitate cu obligațiile de protecție a datelor; respectați cerințele donatorilor care ar putea solicita să fie informați la cel mai timpuriu semn de potențială fraudă.
  • Asigurați o investigare detaliată a faptelor (a se vedea mai jos).

3.5 Investigăm și raportăm rapid constatările

Directorul biroului, în mod ideal, solicită o investigație în termen de o săptămână de la raportul inițial. Acesta trebuie să se asigure că WWF International și Directorul Regional sunt informați atunci când este solicitată o investigație. În cazurile raportate direct Directorului Regional sau WWF International, pot fi solicitate investigații în situațiile în care Directorul la nivel de țară este implicat.

Dacă se ia o decizie de a nu iniția o investigație după primirea unui raport; motivele și acțiunile întreprinse trebuie documentate într-un raport care trebuie să fie distribuit Șefului Departamentului Conformitate.

Persoana care solicită investigația trebuie să se asigure că sunt definite clauzele de referință pentru investigații înainte de începerea acestora.

Raportare externă

WWF își va îndeplini pe deplin obligațiile sale de a raporta frauda, luarea/darea de mită și corupția către terți (donatori) și către autoritățile statutare relevante (aplicarea legii) în jurisdicțiile în care este obligatoriu. Birourile trebuie să respecte cerințele de raportare a donatorilor, asigurând în același timp protejarea datelor cu caracter personal. Trebuie realizată o justificare scrisă și oficială pentru orice abatere de la această cerință și aceasta trebuie aprobată de Directorul Regional.

Investigațiile pot fi efectuate de către o parte internă sau externă; cu toate acestea, trebuie să aibă abilități dovedite, adecvate și independență față de părțile implicate. Ulterior, persoana care desfășoară investigația nu trebuie să se afle în niciun grup disciplinar referitor la același caz; trebuie să existe o separare a responsabilităților.

În funcție de circumstanțe și de cele implicate, Directorul biroului, Directorul Regional sau Șeful Departamentului Conformitate trebuie să notifice persoana supusă investigațiilor cât mai curând posibil; aceștia vor fi, de asemenea, responsabili de a decide dacă respectiva persoană va fi suspendată sau realocată temporar, în funcție de natura acuzațiilor. Deși este important să notificăm persoana în cauză, trebuie să se cunoască posibilitatea de interferență cu probe sau martori și măsurile adecvate luate în consecință.

Poate fi adecvat să existe faze diferite pentru o investigație; de exemplu, o revizuire inițială pentru fundamentarea acuzațiilor și estimarea pierderilor, urmată de un proces mai formal și aprofundat pentru verificarea completă a faptelor.

În mod normal, o investigație trebuie finalizată și raportul trebuie trimis în termen de 45 de zile de la solicitare. Orice circumstanțe atenuante care împiedică această realizare trebuie transmise în scris Șefului Departamentului Conformitate al WWF International.

Tipul de investigație va depinde de mulți factori, inclusiv importanța și gravitatea evenimentului. Putem, dar nu suntem obligați, să utilizăm tehnici de investigare criminalistică pentru a proteja probele pentru proceduri civile sau penale; aceasta ar putea include căutarea extinsă a hard disk-urilor, descărcări de pe telefoane mobile.

Investigațiile trebuie incluse într-un raport în conformitate cu documentul Ghid de Investigații al WWF International. Acest raport va rămâne confidențial și nu trebuie divulgat/discutat cu altcineva decât cu cei care au o nevoie legitimă de a-l cunoaște. Acesta trebuie să includă următoarele:

  • Acuzațiile și modul în care au fost detectate;
  • Istoric, detalii (date, locuri, tranzacții etc.) și intenția acțiunilor conexe;
  • Proceduri de investigație (tranzacții de revizuire, interviu, vizite la fața locului etc.);
  • Constatări probatorii. Motivele probabile privind faptul că evenimentul a putut avea loc;
  • Pierderea pentru organizație și donatorul afectat (dacă este relevant);
  • Lecții învățate și acțiuni recomandate sau întreprinse pentru a preveni reapariția. Chiar dacă frauda nu este confirmată, controalele și managementul deficitar trebuie raportate.

3.6 Răspundem prompt constatărilor

Ca o monitorizare minimă a unei investigații, trebuie întreprinse anumite acțiuni:

  • Recuperați activele și fondurile pierdute acolo unde este posibil.
  • Preveniți reapariția și reparați măsurile de control sau procesele slabe.
    • Elaborați un plan de acțiune pentru implementarea recomandărilor.
  • Informați toți donatorii afectați.
  • Rambursați orice pierderi donatorilor afectați.
  • Comunicați după cum permite confidențialitatea și este adecvat pentru alți angajați, donatori, părți interesate.
  • Căutați îndrumări cu privire la orice comunicare externă cu echipa de intervenție.
  • Instruiți-i pe cei responsabili.
    • Păstrați dovezile, documentele și evidențele justificative aferente.

3.7 Îi sancționăm pe cei implicați, recuperăm pierderile și închidem cazul

Activitatea frauduloasă dovedită va fi tratată ca o abatere gravă și va fi întotdeauna luată o măsură disciplinară adecvată, chiar până la și inclusiv încetarea contractului. Toate procedurile disciplinare formale trebuie să fie efectuate în conformitate cu „Politica de conduită la locul de muncă” a WWF International.

WWF International își păstrează dreptul de a întreprinde acțiuni civile sau chiar penale pentru recuperarea pierderilor.

Constatările investigației, un rezumat al procesului disciplinar, pierderile suferite, notificarea donatorilor și orice acțiuni întreprinse pentru atenuarea incidentelor repetate trebuie înregistrate în programul de incidente. Șeful Departamentului Conformitate păstrează o evidență principală, dar birourile locale trebuie să își păstreze propriile evidențe. Toate corespondențele și alte materiale generate în urma unei investigații trebuie păstrate, respectând normele și reglementările privind confidențialitatea, securitatea informațiilor sau protecția datelor cu caracter personal.

Toate pierderile ca urmare a fraudei trebuie să fie înregistrate în registrul de pierderi și aprobate în conformitate cu puterile delegate ale WWF.

3.8 Monitorizăm respectarea acestei politici

Directorii birourilor au îndatorirea de a crea proceduri pentru a monitoriza dacă această politică este pusă în aplicare și respectată. Ocazional, WWF va aștepta să îi fie furnizate statistici și alte exemple pentru a demonstra conformitatea.

4. Responsabilități

Administratorii WWF International, prin Comitetul de Audit, Risc și Conformitate (CARC) și Directorul General (DG), poartă responsabilitatea generală pentru asigurarea faptului că managementul menține și aplică sisteme solide de gestionare a riscurilor și controale interne în conformitate cu această politică.

Directorul Executiv, Departamentul de Operațiuni (Director Operațiuni) al WWF International este responsabil pentru:

  • Conducerea unei echipe de intervenție permanente – a se vedea mai jos;
  • Raportarea acuzațiilor către Directorul General.
  • Asigură proceduri pentru a solicita personalului și co-contractanților să citească și să se conformeze acestei politici; răspunde în mod corespunzător la acuzații și incidente; și ia măsuri legale și/sau disciplinare împotriva celor ce comit fraudă sau tentativă de fraudă, precum și împotriva celor complici la astfel de fapte.

Șeful Departamentului Conformitate al WWF International este responsabil pentru:

  • Primirea și înregistrarea rapoartelor de la liniile telefonice directe de raportare („whistleblower”) și sursele interne.
  • Oferirea de consiliere pentru managementul WWF International și al birourilor cu privire la tendințe, lecții și bune practici.
  • Monitorizarea respectării acestei politici (de exemplu, procesele de monitorizare, efectuarea verificărilor pentru a asigura finalizarea formării și angajamentelor necesare etc.).
  • Sprijinirea proceselor de răspuns în calitate de adjunct al echipei de intervenție (a se vedea mai jos);
  • Actualizarea acestei politici ori de câte ori este necesar, în conformitate cu cerințele legale și cele mai bune practici.
  • Menținerea la curent cu modificările de reglementare care ar putea afecta prezenta politică sau alte politici interne conexe.
  • Informarea Președintelui, a Comitetului de Audit, Risc și Conformitate cu privire la acuzațiile și conformitatea politicii.

Directorul de Resurse Umane al WWF International

  • Asigură capacitatea și abilitățile adecvate pentru a aborda procedurile disciplinare. Atunci când solicită Directorul de Operațiuni, se implică direct în procesele disciplinare.
  • Conduce instruirea personalului, conștientizarea și angajamentul față de prezenta politică și politicile conexe.

Echipa de intervenție include Directorul de Operațiuni (lider) și Șeful Departamentului Conformitate (adjunct), precum și managerii de comunicații, finanțe și resurse umane cu experiență, desemnați ori de câte ori este necesar de către Directorul de Operațiuni. Echipa:

  • Revizuiește acuzațiile.
  • Îndrumă Directorii în ceea ce privește răspunsurile, inclusiv investigația și, în unele situații, poate conduce investigația.
  • Gestionează riscurile de reputație, inclusiv principalele comunicări externe conexe.

Directorii și Directorii de birou / de țară ai WWF International trebuie să asigure următoarele:

  • Aceștia dau „tonul de sus” potrivit, de exemplu susținând în mod vizibil această politică, folosind fondurile în mod înțelept, respectând regulile de achiziții publice, dezvăluind conflictele de interese etc.
  • Mecanismele de raportare „Speak Up” sunt disponibile într-un mod facil pentru întreg personalul (de exemplu, publicări pe site-ul de intranet al biroului, afișe într-o zonă de lucru comună, prezentări în cadrul ședințelor).
  • Personalul cunoaște această politică și este instruit să respecte obligațiile sale.
  • Controalele recomandate în audituri, revizuiri sau investigații sunt implementate în mod prompt.
  • Co-contractanții sunt informați și se angajează să respecte Politica (adică prin contractare) și, dacă se consideră adecvat, vor primi instruire în materie de conștientizare.
  • Raportează imediat orice eveniment de fraudă suspectat sau real, conform procedurilor prezentate.
  • Investigațiile sunt efectuate în conformitate cu politica, iar fondurile sunt puse la dispoziție pentru a ajuta la finanțarea investigațiilor și a costurilor de răspuns.
  • Birourile păstrează un jurnal de fraudă și alte acuzații și evenimente legate de integritate.
  • Anual, personalul confirmă angajamentul față de politică; noul personal este instruit cu privire la această politică.
  • Birourile efectuează o evaluare anuală a riscului de fraudă și mențin un registru de risc de fraudă care este revizuit periodic.

Auditul intern asigură în mod independent eficiența proceselor conexe, inclusiv:

  • Revizuiește procesele de prevenire și detectare instituite de către management.
  • Oferă recomandări pentru îmbunătățirea proceselor.
  • Ia în considerare riscul de fraudă în cadrul fiecărui audit.

Fiecare membru al personalului WWF trebuie să respecte pe deplin această politică, inclusiv:

  • Să se asigure că activele WWF aflate sub controlul lor sunt protejate și utilizate în conformitate cu politicile.
  • Să raporteze imediat dacă suspectează că a fost comisă o fraudă sau dacă observă procese slabe care pot oferi o oportunitate pentru o activitate frauduloasă.
  • Să coopereze în orice acțiuni de investigare a fraudei (de exemplu, interviuri, furnizarea de documentație).
  • Să citească și să respecte această politică anual sau pe cât de des dorește managementul.
  • Să completeze un acord de dezvăluire anuală a conflictului de interese sau atunci când apare un nou conflict de interese potențial.

Nerespectarea prezentei politici poate duce la măsuri disciplinare, inclusiv la o concediere rapidă. Dacă sunteți consultant sau co-contractant, nerespectarea acestei politici va constitui o încălcare a contractului și va duce la rezilierea imediată a contractului dumneavoastră cu WWF. În plus, astfel de încălcări pot duce la inițierea unei acțiuni penale și/sau civile împotriva dumneavoastră.

Orice întrebări cu privire la această politică trebuie să fie adresate superiorului dumneavoastră, avocatului general sau Șefului Departamentul Conformitate.

WWF va revizui această politică ori de câte ori este necesar și o va actualiza pentru a se conforma modificărilor legislative, de organizare internă și ale procedurilor. Versiunile actualizate vor fi comunicate în timp util.

CONTROLUL VERSIUNII: Această versiune din martie 2020 se actualizează și înlocuiește politica WWF International, actualizată cel mai recent la 1 august 2018.

Scroll to Top